Os Condomínios Edilícios (Horizontal e Vertical) contam por muitas vezes com espaço destinado a instalação de portaria, e caso o seu Edifício possua uma grande movimentação de pessoas, podemos considerar como um Condomínio de Médio e Grande Porte.
Tal movimentação acarreta a entrega de diversos serviços como pedidos de almoço, jantar, lanches por meio eletrônico, bem como pedido de encomendas de produtos.
Isso pode acarretar em uma sobrecarga na organização da portaria.
No post de hoje, separamos algumas dicas para facilitar a gestão e organização do recebimento de mercadorias.
O Condomínio possui regras claras e objetivas devendo ser compreendido o que informa a lei 6.538 de 1978, que trata sobre os serviços postais, traz em seu art. 22 que: “Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.”
Importante também informar que as cartas endereçadas ao Condomínio devem ser recebidas por seus colaboradores(as), inclusive pelo que informa o art. 247, § 4º do Código de Processo Civil: “Art. 247. A citação será feita por meio eletrônico ou pelo correio para qualquer comarca do País, exceto: (…)§ 4º Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento, se declarar, por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente.”
Portanto, o recebimento de cartas e encomendas deve ser organizado e decidido de forma conjunta entre os(as) Condôminos(as), com o fim de possibilitar as regras de recebimento destas, ajustando as necessidades do Condomínio, através de Assembleias Gerais, a ser verificado nos termos da Convenção e Regimento interno cada particularidade.
Caso seu condomínio ainda não tenha definido claramente as regras para essa finalidade, conte com a Inconal.
Dicas para organização do controle de encomendas em condomínios:
- É importante que a portaria tenha um registro de todas as encomendas que chegam, contendo: hora de recebimento, nome do entregador, quem recebeu, a qual morador pertence.
- Se o volume de entregas for muito grande a ponto de gerar confusão, é importante identificar no registro o número da entrega, e etiquetar a embalagem recebida para facilitar a identificação.
- Após a organização inicial, notificar o morador o mais rápido possível para que ele possa vir retirar a encomenda.
- No ato da entrega da mercadoria para o condômino, identificar no registro: funcionário presente no momento, data e hora da entrega, identificar quem recebeu e solicitar a assinatura.
Mantendo essa organização, será muito mais fácil identificar e solucionar eventuais problemas com encomendas de condôminos.
Também pode ser verificado meio eletrônico para o recebimento de encomendas e cartas, como atualmente existe o serviço de Caixa Postal Inteligente, mas sempre importante estudar previamente o espaço de sua instalação e o mecanismo de funcionamento através de Assembleia Geral.
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